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Si tenemos datos en alguna base, podemos usar LibreOffice Calc para programar informes que se actualizarán solos sin necesidad de volver a cargar los datos. En este caso vamos a usar como base de datos PostgreSQL, pero podemos usar cualquier fuente de datos ODBC (SQL Server, Access, DBF, etc). Esto se podría aplicar por ejemplo, para realizar reportes desde nuestra aplicación contable / comercial. Por ejemplo, para sacar la nómina de empleados y calcular el porcentaje de comisiones automáticamente sin tener que cargar todos los meses los mismos datos.

Para este artículo asumimos que ya tenemos instalado LibreOffice, PostgreSQL y pgAdmin III. Se pueden realizar consultas y cálculos complejos, tanto en el modo de diseño del producto, como en SQL, pero no es el objetivo de este articulo. Sólo se muestra cómo configurar los productos y hacer requerimientos básicos.

1) Datos de ejemplo.

Vamos a generar una base de datos de ejemplo con la cual vamos a trabajar. En caso de tener ya instalada una base de datos, este punto se puede omitir. Si son usuarios acostumbrados a trabajar con ODBC y ya tienen los conceptos firmes, pueden pasar al punto 3.

Primero bajamos el archivo datos_ejemplo.backup desde ... y lo salvamos a nuestro disco. Contiene una pequeña base de datos.

Abrir pgAdmin III y crear una base de datos con nombre datos_ejemplo. Click derecho en “Base datos” y click en “Nueva base de datos”. Ingresamos en el nombre “datos_ejemplo” y luego click en “OK”01 crearbase

02 crearbase

Hacemos click derecho sobre la nueva base de datos y luego en “restaurar”.

Continuamos verificando que en el campo “Formato” figure “Custom o tar”, luego con el botón seleccionamos el archivo que bajamos anteriormente y click en “Abrir”. Continuamos haciendo click en “Restaurar” y si todo salió bien, cick en “Hecho”

05 restaurar

Listo, base de datos generada. Para verificar los datos, desplegamos en pgAdmin III “datos_ejemplo”, “Esquemas”, “tablas”, “tbl_articulos”, click derecho en este “Ver datos” y “Ver todas las filas”. Nos mostrará todos los datos cargados en esta tabla.

2) Definir origen de datos en Windows.

Simplificando (mucho) el concepto, vamos a registrar en Windows la base de datos que creamos en el punto anterior, para que el resto de las aplicaciones, puedan accederla.

Hacemos click en “Inicio”, “Panel de control”, “Herramientas administrativas” y finalmente abrimos “Orígenes de datos”. Por defecto, nos abre la pestañas “DSN de usuario”. Hacemos click en “Agregar”.

Seleccionamos el driver Unicode de PostgreSQL y click en “Finalizar”.

Nos aparece el cuadro de diálogo para ingresar las propiedades de la conexión.

Ingresamos el nombre de nuestra base de datos, el servidor, usuario y contraseña. Verificamos las conexión con “Test” ... si se puedo conectar correctamente, guardamos la conexión con “Save”.

3) Preparando LibreOffice para obtener los datos.

Abrimos LibreOffice Calc.

Vamos a registrar el acceso para todas las aplicaciones de LibreOffice la conexión que generamos en el punto anterior.

Hacemos click en “Archivo”, “nuevo”, “base de datos”. Seleccionamos “Conectar a una base de datos existente”, “ODBC”, y “Siguiente”.

Hacemos click en “Examinar”, seleccionamos la conexión que creamos en el punto anterior, y “Aceptar”.

Luego click en “Siguiente”, “Siguiente” y verificar que esté seleccionado “Sí, registar base de datos” y click en “Finalizar”.

Elegimos un nombre para la base de datos de LibreOffice que actuará como nexo con la base de datos PostgreSQL y “Guardar”.

Listo !!!

4) Manos a la obra.

Volvemos a nuestro documento de LibreOffice Calc y hacemos click en “Orígenes de datos” y nos mostrará las bases de datos registradas. Desplegamos “libre_office_datos_ejemplo”, y luego la tabla “tbl_artículos”. Esto automáticamente nos traerá el contenido de dicha tabla.

Llamemos a la primer hoja de nuestro documentos “Artículos”. Si arrastramos la tabla artículos a la hoja, nos definirá automáticamente un área de datos.

20 arrastrar artculos

Ahora volvamos a pgAdmin III a ver los datos de la tabla “tbl_articulos”. Agregamos al final el artículo “tuercas” con un precio de $ 5.

Si volvemos a LibreOffice Calc y hacemos click en “Datos” y en “Actualizar área”, volverá a cargar los datos desde la base, y vemos que nos trajo el nuevo artículo “Tuercas”.

Vamos a crear una consulta, para refinar los datos que queremos traer. Hacemos click derecho en “Consultas” y en “Editar archivo de base de datos”. Luego en “Consultas” y “Crear una consulta en modo de diseño ...”. También, para el que tenga conocimientos de bases de datos, puede generar todas las consultas en SQL.

Seleccionamos la tabla de artículos y click en “Añadir” y finalmente en “Cerrar”.

Ya estamos en el modo diseño de la nueva consulta. Arrastramos los campos que queremos visualizar al panel inferior.

28 arrastrar artculos

Supongamos que queremos ver todos los artículos que valen más de $ 100. En la columna “precio”, y en la fila “Criterio” ingresamos >100. Luego click en el ícono de vista previa, y nos mostrará el resultado de todos los artículo que valen más de $100.

Hacemos click en el ícono de “Salvar” y guardamos la consulta como “ArtículosMayoresA100”. Si volvemos a Calc, vemos que nos apareció la nueva consulta. La arrastramos a la planilla y quedará vinculada con la hoja de artículos.

Repetimos el proceso de “Editar archivo de bases de datos ...” y “consultas”. Seleccionamos la consulta que recién generamos y copiamos y pegamos pero con el nombre “ArtículosMayoresA100Z”. Click derecho y editar.

En el criterio de “artículo”, agregamos “like *z*”. Esta modificación hará que busque los artículos que contengan una “z” en su nombre, y cuyo valor sea mayor que 100. Si estamos usando LibreOffice en español, seguramente nos cambiará "like" por "COMO" ... no hay problemas, está bien. Guardamos.

Vamos a pgAdmin y le cambiamos el precio a “Martillo” a $ 101.

Volvemos a Calc y agregamos la consulta “ ArtículosMayoresA100Z” a la hoja. Tenemos que seleccionar cada área de datos y hacer click en “Datos” y “Actualizar área”. Veremos entonces que ahora trae “Martillo” para la primer consulta, pero no está en la segunda, ya que “Martillo” no contiene la letra “z”.

De esta manera podemos realizar CASI cualquier consulta contra datos existentes de otra aplicación.

 


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