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GNU Cash sirve para seguir finanzas personales o de pequeños negocios. Yo lo uso en entorno familiar y reamente me sirvió mucho. Una de las cosas muy buenas que tiene es que soporta múltiples idiomas, y es multiplataforma: actualmente corre en Linux, Windows y MacOS. Simplemente llevamos el archivo de datos a otro equipo y listo, seguimos funcionando. Tiene algunas partes sin traducir al español, pero no es insalvable este punto.

Un poco de historia. Hace varios años atrás, cada vez trabajaba más, mis ingresos crecían y cada vez estaba más apretado. Necesitaba entonces saber por donde se iba el dinero. Ahí llegué a GNU Cash. Estuve dos meses anotando hasta los tres caramelos que compraba en el kiosco. De esa manera pude saber que en kiosco, a base de una gaseosa por día más un atado de cigarrillo y un paquete de masitas, gastaba el 12% de mis ingresos mensuales en el rubro “kiosco”. Y en el rubro “salidas con amigotes” se iba mucho más. Y cuando uno lo puede visualizar en un gráfico, es totalmente claro el flujo de dinero. Hoy día llevo los datos de manera más gruesa. Las cuentas que sigo con detalle son las del banco, mantenimiento de la casa y el auto, y el efectivo lo calculo semana a semana.

Me voy a enfocar en esta primera parte en instalar la aplicación y crear un plan de cuentas de ejemplo.

Lo primero es bajar desde http://www.gnucash.org el instalador.

Una vez bajado, lanzamos el instalador. Lamentablemente, esta parte no está disponible en español. Seleccionamos inglés.

03 instalar idioma


Y luego nos aparece la pantalla de bienvenida, nos pregunta si estamos de acuerdo con los términos de uso, etc, etc. En todas las pantallas hacemos click en “Siguiente”. Hasta terminar la instalación. Verificamos que esté tildado “Run GnuCash now”, para lanzalo inmediatamente.




Nos muestra la pantalla de bienvenida y nos pregunta que deseamos hacer. En este caso, seleccionamos “Crear un conjunto de cuentas nuevo” y “Aceptar”




Ahora nos muestra el asistente para crear un plan de cuentas, pero hacemos click en “Cancelar”, para empezar nuestro trabajo desde cero.

Hacemos click en “Archivo - Nuevo Archivo” y nos pide los primeros parámetros para nuestro plan de cuentas.


Click en “Adelante”



Nos preguntará que moneda usaremos por defecto. En nuestro caso, seleccionamos “ARS (Argentine Peso”). Nota de color: todavía está “ARA (Argentine Austral)” ... alguien le quedan australes?




Click en “Adelante”.

Nos mostrará una pantalla donde nos sugiere un plan de cuenta. Tildamos “Cuentas comunes” y “Adelante”



Click nuevamente en “Adelante” y finalmente en “Aplicar”.

Nos preguntará el nombre del archivo de datos, y donde lo queremos salvar. En mi caso, elegí “cuentas2013” como nombre y lo dejé en la ubicación por defecto. Terminó la instalación.



Creando un plan de cuentas.

Las cuentas que se generan por defecto están bien. Pero vamos a borrarlas o modificarlas por dos motivos. El primero, es adecuarlas a un lenguaje que usamos en Argentina, y segundo para entender un poco más lo que estamos haciendo.

1) Borrar una cuenta.

Desplegamos “Activo” y hacemos click derecho en “Activo circulante” y luego en “Borrar cuenta”.



Esta cuenta en particular tiene “subcuentas”. Entonces nos preguntará si estas cuentas las queremos eliminar o moveras a otra cuenta. Lo mismo ocurrirá si tuvieran movimientos. En este caso, seleccionamos “Borrar todas las subcuentas” y “Eliminar”.

Vamos a borrar todas las subcuentas a mano, de manera que sólo nos quedarán cuatro cuentas padre y una de ellas con la subcuenta balances de apertura :


2) Modificar una cuenta.

Sobre “Balances de apertura”, hacemos click derecho y “Editar cuenta”. En “Descripción”, ingresamos “Contiene los saldos de apertura” y luego click en “Aceptar”.

Vemos en el plan de cuenta maestro, que se actualizó la descripción de esta cuenta. Podemos editar también el nombre, la moneda, el color. Una pequeña nota. Abajo a la izquierda, en tipo de cuenta, está seleccionado “Equidad”. Los tipos de cuenta sirven para determinar como se asientan los movimientos en la base de datos. Por ejemplo, en una cuenta de tipo “ingreso”, los movimientos se sumarán a alguna cuenta de “Activo”. En este caso, “Equidad” indica que los movimientos serán para ingresar los saldos de las aperturas de cuenta, y para realizar ajustes.

3) Crear una cuenta y asignarle un saldo.

Sobre “Activos”, hacemos click derecho y “Nueva cuenta”.

En nombre ingresamos “CA - Banco 1” y en descripción algo más descriptivo que nos servirá como ayuda memoria “Caja de ahorros en banco 1” y luego “Aceptar”.

Como vemos en la columna de la derecha, todos los saldos están en cero. Ahora vamos a asignarle un monto inicial.

Hacemos doble click en “Balances de apertura” para poder ver / editar los movimientos.

Ingresamos los siguientes datos:

Fecha: 01/01/2013

Descripción: Saldo de apertura - CA - Banco 1

Transferir: acá tenemos que seleccionar la cuenta sobre la que estamos trabajando. En este caso, CA - Banco 1

Aumentar: como es una cuenta de activos, se supone que arranca con saldo positivo. Ingresamos el dinero que tiene la caja de ahorros. Por ejemplo, 3000. Con “Enter” confirmamos el asiento.

Tip: Hacemos click en “Editar - Preferencias - Ventanas” y tildamos “Mostrar botón cerrar pestañas” y “Traer la ficha más reciente al frente” y luego “Cerrar”. Esto es para que nos muestre un botón para cerrar la ficha que estamos trabajando y luego de esto ir directamente adonde estábamos trabajando anteriormente.

Cerramos la ficha de la caja de ahorros y volvemos automáticamente al plan de cuentas.



Observemos que se nos actualizaron los saldos. Abajo, tenemos una barra que nos mostrará un resumen de datos como beneficios, activos netos, etc. Haciendo click en esta barra, podemos cambiar los datos básicos que nos muestra.

Como describimos anteriormente, creamos una cuenta dentro de gastos, que llamaremos costo financiero. Aquí ingresaremos lo que nos cobra el banco por mantenimiento de cuenta, intereses, etc.

Vamos a crear un asiento que llamaremos “mantenimiento de cuenta - Banco 1”, asignaremos el movimiento a “CA - Banco 1” y será un gasto por $ 24. No olvidar “Enter” para ingresar el asiento.


Si vamos al plan de cuentas maestro, observemos que todos los datos están actualizados.



El total de gastos es $ 24, como no registramos aún ingresos, el beneficio neto es negativo ( - $ 24) y e total de activos disminuyó a $ 2976, ya que tuvimos el gasto de $ 24 por mantenimiento de cuenta.

Para este tutorial, agreguemos el resto del plan de cuentas, hasta que quede de la siguiente manera:







Aquì pueden encontrar la segunda parte


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